Håndbok fra Skattedirektoratet
Folkeregisterhåndboken
Kapittel 9 Saksbehandlingsregler
§ 9‑1. Taushetsplikt
§ 9‑1 - Generelt
Håndbok fra Skattedirektoratet
Første ledd fastslår at enhver som behandler personopplysninger etter fregl. har taushetsplikt, dvs. plikt til å sørge for at slike opplysninger ikke kommer ut verken ved at det fortelles om dem eller ved at dokumenter eller notater overlates til uvedkommende.
Bestemmelsen skal forstås slik at taushetsplikten omfatter opplysninger som er regulert i folkeregisterloven § 3‑1 med tilhørende forskrift, samt merknader til disse opplysningene som registreres i Folkeregisteret, med mindre annet følger av § 9‑1 annet ledd. Videre må bestemmelsens anvendelsesområde avgrenses mot andre aktører eller personer som behandler folkeregisteropplysninger som de har fått utlevert etter reglene i folkeregisterloven kapittel 10.
Behovet for at befolkningen skal kunne ha tillit til hvordan opplysningene blir brukt og at opplysningene er beskyttet, er viktige hensyn bak taushetspliktsreglene. Bestemmelsen har til formål å verne den enkelte registrerte person mot at opplysninger folkeregistermyndigheten og andre brukere av Folkeregisteret får om deres individuelle forhold, blir kjent for uvedkommende. Bestemmelsen skal bidra til at tillitsforholdet mellom myndighetene og dem som er registrert i Folkeregisteret ivaretas.
Om forholdet til forvaltningslovens saksbehandlingsregler, både saksbehandling generelt og regler om taushetsplikt, se temakapittel Forvaltning.
§ 9‑1 første ledd
Håndbok fra Skattedirektoratet
Hovedregelen er at opplysningene i Folkeregisteret er underlagt taushetsplikt, med mindre noe annet er fastsatt i lov eller forskrift. Første ledd viderefører hovedregelen om taushetsplikt etter tidligere fregl. § 13 første ledd første punktum, jf. Prop. 164 L kapittel 24. Taushetsplikten omfatter også merknader som eventuelt registreres til de enkelte opplysningene i henhold til fregl. § 3‑1 annet ledd. Merknadene som registreres i Folkeregisteret er metadata til de registrerte opplysningene. Opplysningene er nødvendige av registertekniske hensyn. De fleste merknadene er forbeholdt den interne saksbehandlingen hos folkeregistermyndigheten. Med merknader siktes det til for eksempel kilden til opplysningen, fra-/til-dato, registreringsdato og saksreferanse. Eksempler på merknader som deles, er opplysning om adressebeskyttelse og adressegradering.
Forvaltningsloven har også bestemmelser om taushetsplikt. Forvaltningsloven gjelder på folkeregisterområdet med mindre annet er regulert i folkeregisterloven. Altså kommer forvaltningsloven kun til anvendelse dersom folkeregisterloven selv ikke regulerer forholdet. Eksempelvis vil forvaltningsloven § 13 få anvendelse ved behandling av opplysninger som ikke registreres i Folkeregisteret. Se mer om forholdet til forvaltningslovens regler om taushetsplikt i temakapittel Forvaltning.
Brudd på taushetsplikten er straffbart, jf. strl. §§ 209 og 210. Dersom noen bryter taushetsplikten som følger av lov eller forskrift, eller utnytter taushetsbelagte opplysninger for egen eller andres vinning, kan dette i henhold til § 209 medføre straff med bot eller fengsel inntil ett år. Dersom det foreligger grovt brudd på taushetspliktbestemmelsene, kan det i henhold til § 210 straffes med fengsel inntil tre år. I henhold til statsansatteloven §§ 25-27 kan brudd på taushetsplikten også medføre ordenstraff og avskjed.
Den som lider tap på grunn av uaktsomt brudd på taushetsplikten, kan etter forholdene ha krav på erstatning. Erstatningsansvar kan oppstå både for den ansatte personlig og for arbeidsgiver etter arbeidsgiveransvaret, jf. skl. § 2‑1.
Når det gjelder utlevering av folkeregisteropplysninger som er taushetsbelagte, er dette nærmere regulert i fregl. Kapittel 10 Utlevering av opplysninger fra registeret.
§ 9‑1 annet ledd
Håndbok fra Skattedirektoratet
§ 9‑1 annet ledd - Unntak fra taushetsplikten
Taushetsplikten gjelder ikke alle opplysninger som er registrert i Folkeregisteret. Etter annet ledd fremkommer det at taushetsplikten ikke omfatter opplysninger om en persons fulle navn, fødselsdato, kjønn, fødsels- og d-nummer, grunnlaget for registrert identitet etter fregl. § 3‑2. Grunnlaget for registrert identitet, adresse, kontaktopplysninger for dødsbo, fødested, statsborgerskap, sivilstand, vergemål, stadfestet fremtidsfullmakt og dødsdato, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som gjør at opplysningene må anses personlige. Det samme gjelder historiske opplysninger om navn og adresse.
Taushetsplikten for underkategorier og tilleggsopplysninger, jf. fregforskr. § 3‑1‑1. Registrering av underkategorier og tilleggsopplysninger, følger reglene for taushetsplikt for hovedopplysningene. Dette innebærer også at når en hovedopplysning er unntatt taushetsplikt, vil også underkategorier og tilleggsopplysninger til denne være unntatt fra taushetsplikt. Se nærmere omtale i Prop. 164 L (2015-2016) kapittel 16.
§ 9‑1 annet ledd - Historiske opplysninger om navn og adresse
Historiske opplysninger er som utgangspunkt underlagt taushetsplikt. Når det gjelder navn og adresse er det imidlertid gjort unntak fra taushetsplikten, fordi slike opplysninger kan være nødvendige for mange av Folkeregisterets brukere. De er heller ikke ansett å være beskyttelsesverdige, jf. Prop. 164 L (2015-2016) pkt. 16.4. Navnehistorikk tilknyttet personer som har endret juridisk kjønn er imidlertid underlagt taushetsplikt. Registreringsdato for opplysninger om historiske navn og adresser er underlagt taushetsplikt. Det samme gjelder opplysninger om at en adresse har vært gradert fortrolig. Se nærmere om at taushetsplikten også omfatter merknader, jf. fregl. § 3‑1 annet ledd, under fregl. § 9‑1 første ledd.
§ 9‑1 annet ledd - Nærmere om personlige forhold
Etter fregl. § 9‑1 andre ledd omfatter ikke taushetsplikten opplysninger som listes opp, «med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som gjør at opplysningene må anses personlige». Alle opplysningene i Folkeregisteret er personlige i den forstand at de knytter seg til en person, og formuleringen «andre forhold som må anses som personlig» gir av den grunn liten veiledning. Formuleringen tar sikte på tilfeller hvor opplysningen kan røpe forhold som de fleste vil anse mer beskyttelsesverdige enn for eksempel opplysning om en alminnelig gateadresse og fødselsdato. Dette kan for eksempel være når en adresse røper at vedkommende soner en fengselsstraff eller er til behandling for et rusproblem, jf. Prop. 164 L (2015-2016) pkt. 16.4.
Dette er tilsvarende regulert i forvaltningsloven. Etter fvl. § 13 første ledd plikter enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det vedkommende i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om «noens personlige forhold». Et typisk eksempel på dette er opplysninger om noens fysiske og psykiske helse jf. Ot. prp. nr. 3 (1976-1977) punkt 3.2.2.
§ 9‑1 annet ledd - Nærmere om fødselsnummer og d-nummer
Navn, fødselsdato, fødselsnummer og d-nummer, adresse og dødsdato er opplysninger som etter gjeldende rett ikke er taushetsbelagte. Det er lang tradisjon i Norge for at fødselsnummer ikke er en taushetsbelagt opplysning.
Utlevering av opplysning om fødselsnummer og d-nummer er imidlertid undergitt enkelte særlige regler, jf. fregl. § 10‑1 § 10‑1 annet ledd jf. fregforskr. § 10‑1‑1. Utlevering av opplysninger som ikke er underlagt taushetsplikt annet ledd. For utlevering til private virksomheter og aktører stilles det krav til at det angis et begrunnet behov.
Videre regulerer personopplysningsloven § 12 bruk av fødselsnummer. Fødselsnummer kan bare benyttes i behandlingen når det er saklig behov for sikker identifisering og metoden er nødvendig for å oppnå slik identifisering.
For øvrig kan det også gjøres unntak fra innsyn i dokument som inneholder fødselsnummer og nummer med tilsvarende funksjon etter offl. § 26 femte ledd.
De ovennevnte regler skal bidra til at fødselsnummer ikke misbrukes, jf. Prop. 164 L punkt 16.4.
§ 9‑1 tredje ledd - forskrift
Håndbok fra Skattedirektoratet
Etter tredje ledd kan departementet i forskrift fastsette ytterligere unntak fra taushetsplikten for opplysninger om registreringsstatus, samt gi regler om hvilke nærmere opplysninger om vergemål og stadfestet fremtidsfullmakt som skal omfattes av taushetsplikt, jf. fregforskr. § 3‑1 første ledd bokstav w) registreringsstatus.
§ 9‑2. Retting av feil i registeret
§ 9‑2 - Generelt
Håndbok fra Skattedirektoratet
Anvendelsesområdet for retting
At noe registreres i Folkeregisteret er i mange tilfeller ikke en rettsstiftende handling, og registreringen gir da i seg selv ingen rettsvirkninger. Folkeregisteret skal være dynamisk og gjenspeile dagens situasjon. Med hensyn til historikk skal imidlertid Folkeregisteret i utgangspunktet være statisk.
Når offentlige og private virksomheter vurderer en borgers rettigheter og/eller plikter, vil i mange tilfeller Folkeregisterets opplysninger tillegges stor eller unntaksvis også avgjørende vekt. Det er derfor viktig at registeret til enhver tid er mest mulig korrekt ført.
Fregl. § 9‑2 tar for seg retting av feil i registeret. Dersom borgeren mener at registreringen i Folkeregisteret er feil eller mangelfull, har folkeregistermyndigheten plikt til å vurdere retting av den registrerte opplysning. Retten til retting følger også av personvernforordningen art. 16, jf. personopplysningsloven § 1.
Feil som verken har aktualitet eller betydning for borgerens rettigheter og/eller plikter kan av kapasitetshensyn prioriteres ned. Videre er det slik at visse opplysninger kan ha en selvstendig betydning i Folkeregisteret selv om de er gale. Registreringen kan ha historisk betydning fordi den viser hvordan opplysninger ble registrert tidligere.
Ved henvendelse om retting fra den registrerte selv, kan folkeregistermyndigheten gjøre rettinger i opplysninger som faller inn under folkeregistermyndighetens myndighetsområde etter fregl. § 9‑2 første ledd eller § 9‑2 annet ledd. Dette vil gjelde for de tilfellene folkeregistermyndigheten registrerer opplysninger på påstand fra den registrerte selv, for eksempel sivilstand ved innflytting, fraflyttingsland og bruksenhetsnummer. Når det gjelder endringsadgang for oppgitt flyttedato, vises til omtalen av § 6‑5‑2. Flytte- og registreringsdato.
Adgang til å rette vil også gjelde i de tilfellene henvendelse om retting gjelder opplysninger som bygger på folkeregistermyndighetens vedtak. Eksempler på dette er ved registrering/avslag på navneendring, eller ved registrering av eller/avslag på melding om flytting, herunder registreringsdato som er en del av vedtaket. I disse tilfellene må folkeregistermyndigheten vurdere henvendelsen fra borger som en klage eller begjæring om omgjøring etter fvl. kapittel VI. Dersom folkeregistermyndigheten endrer eller omgjør eget vedtak, vil opplysningen rettes etter forvaltningslovens regler, uavhengig av fregl. § 9‑2 første ledd eller § 9‑2 annet ledd.
Dersom forespørsel om retting gjelder opplysning som er meldt inn fra annen offentlig myndighet eller virksomhet, og det antas at rettingen i Folkeregisteret vil ha betydning for vedkommende myndighet/virksomhet, skal folkeregistermyndigheten forelegge saken for denne før det eventuelt gjøres retting jf. fregl. § 9‑2 annet ledd. Dette vil for eksempel gjelde hvis folkeregistermyndigheten får en henvendelse om å endre fødested på en som er innvilget norsk statsborgerskap. Dette er en opplysning som skal være kontrollert av statsborgermyndigheten. Endring av fødested for norske statsborgere kan folkeregistermyndigheten i utgangspunktet vurdere selv, men fordi det må antas å ha betydning for statsborgervedtaket, forelegges anmodningen om å rette fødested statsborgermyndigheten. Fregforskr. § 9‑2‑1. Endring av identitetsopplysninger har regler om i hvilke tilfeller folkeregistermyndigheten kan endre fødested.
I tilfeller vedkommende myndighet senere endrer eget vedtak, vil folkeregistermyndigheten få en korrigerende melding og kan rette opplysningen i tråd med denne, jf. fregl. § 9‑2 tredje ledd.
Se nærmere om i hvilke tilfeller folkeregistermyndigheten er enten vedtaksmyndighet eller kun registreringsmyndighet i temakapittel Forvaltning Nærmere om grensen for enkeltvedtak.
Nærmere om forholdet mellom § 9‑2 første og annet ledd
Fregl. § 9‑2 første ledd innebærer en lovfesting av gjeldende forvaltningspraksis om retting av åpenbare registreringsfeil, samt en videreføring av praksis om retting av opplysninger når registreringsgrunnlaget er ugyldig i henhold til fvl. § 35, se Prop. 164L (2015-2016) kapittel 24.
Fregl. § 9‑2 annet ledd første punktum lovfester gjeldende forvaltningspraksis om at registrerte opplysninger rettes når det foreligger dokumentasjon som gir sannsynlighetsovervekt for at de nye opplysningene er korrekte jf. Prop. 164L (2015-2016) kapittel 24. Annet punktum presiserer at retting av opplysning meldt inn fra annen myndighet, først forelegges denne før retting eventuelt foretas, dersom rettingen har betydning for den myndigheten som har meldt inn opplysningen.
I utgangspunktet sier ikke forarbeidene at første og annet ledd skal leses hver for seg. Det fremkommer av forarbeidene at retting forutsetter at det er sannsynlighetsovervekt for at endrede opplysninger er korrekte, jf. Prop. 164 L (2015-2016) punkt 13.3. En åpenbar feil må være noe mer enn en feil med alminnelig sannsynlighetsovervekt. Sannsynlighetsovervekten i andre ledd peker derfor mot en nedre grense av hvilke tilfeller som kan rettes, og når noe er «åpenbart» etter første ledd, kreves derfor ikke nødvendigvis samme dokumentasjon for å oppfylle beviskravet som etter annet ledd.
§ 9‑2 første ledd
Håndbok fra Skattedirektoratet
Etter bestemmelsens første ledd skal registermyndigheten rette registreringer når det foreligger en åpenbar registreringsfeil, eller når registreringsgrunnlaget er feil, herunder er kjent ugyldig i henhold til fvl. § 35.
Med «åpenbare registreringsfeil» siktes det til typiske inntastingsfeil folkeregistermyndigheten gjør ved registreringen, eller andre feil hvor det er klart at opplysningene ikke kan være korrekte, jf. Prop. 164 L kapittel 24 under «Til § 9‑2 Retting av feil i registeret».
Retting av opplysninger når registreringsgrunnlaget er ugyldig i henhold til fvl. § 35, kan typisk være feilskrift i f.eks. flyttemelding fra den som har sendt inn meldingen, som eksempelvis har ført til at galt gatenummer har blitt registrert. Se nærmere om omgjøring og hva som vil utgjøre et ugyldig registreringsgrunnlag i temakapittel Forvaltning, Omgjøring, Forvaltningsloven § 35.
§ 9‑2 annet ledd
Håndbok fra Skattedirektoratet
Fregl. § 9‑2 annet ledd første punktum lovfester gjeldende forvaltningspraksis om at folkeregistermyndigheten retter registrerte opplysninger når det foreligger dokumentasjon, som gir sannsynlighetsovervekt for at de nye opplysningene er korrekte jf. Prop. 164L (2015-2016) kapittel 24. Dette innebærer i utgangspunktet at feil kan rettes etter bestemmelsen hvis feilen kan dokumenteres.
Etter forarbeidene i Prop. 164 L (2015-2016) punkt 13.3 er det tale om en alminnelig sannsynlighetsovervekt.
Typiske eksempler er feilregistrerte foreldreskap. Tilfeller har dukket opp i form av arvetvister der noen arvinger har hevdet at en medarving i realiteten ikke er arving, og at slektskapet som følger av Folkeregisteret ikke er korrekt, herunder ikke er i overenstemmelse med underliggende forhold og tidligere rett.
Et annet eksempel er person som har vært registrert på feil bostedsadresse, for eksempel gal bokstav eller galt bruksenhetsnummer. Slike saker kan få betydning i for eksempel skifteoppgjør knyttet til skilsmisse, hvor det kan være nødvendig å dokumentere historisk felles bosted med tidligere ektefelle.
Annet punktum presiserer at retting av opplysning meldt inn fra annen myndighet, først forelegges denne før retting eventuelt foretas, dersom rettingen har betydning for den myndighet som har meldt inn opplysningen, jf. Prop. 164L (2015-2016) kapittel 24. Der feilen er basert på en melding fra offentlig myndighet, tilsier uansett god forvaltningsskikk at saken alltid fremlegges vedkommende myndighet. Det er denne som er den nærmeste til å vurdere om feilen har rettslig betydning. Se Prop. 164L (2015-2016) punkt 13.3 siste avsnitt.
Ved retting av opplysning meldt inn fra annen myndighet, opptrer folkeregistermyndigheten bare som registreringsmyndighet, og registreringen vil måtte baseres på underliggende vedtak hos den aktuelle offentlige myndighet. Se § 9‑2 tredje ledd, som regulerer endringsmeldinger folkeregistermyndigheten mottar fra den som sendte meldingen, og som er grunnlaget for den aktuelle registrering.
§ 9‑2 tredje ledd
Håndbok fra Skattedirektoratet
Tredje ledd fastslår at opplysninger som er meldt inn fra offentlige myndigheter og virksomheter, skal rettes i samsvar med korrigert melding fra samme myndighet eller virksomhet, jf. Prop. 164 L (2015-2016) kapittel 24.
Offentlige myndigheter og virksomheter har meldeplikt til folkeregistermyndigheten etter fregl. § 7‑1. Offentlige myndigheters og virksomheters meldeplikt jf. fregforskr. § 7‑1‑1. Meldeplikt for faktiske og rettslige forhold som finner sted i Norge, og i tillegg kan regler om meldeplikt fremgå av særlovgivningen.
Folkeregistermyndigheten skal her legge den korrigerte meldingen til grunn, og ikke selv foreta en prøving av de endrede opplysningene, jf. Prop. 164L (2015-2016) punkt 13.3.
§ 9‑2 fjerde ledd - forskrift
Håndbok fra Skattedirektoratet
I henhold til fjerde ledd kan det gis forskrift til utfylling og gjennomføring av bestemmelsen, og herunder gis særskilte regler om endring av registrert fødselsdato. I fregforskr. § 9‑2‑1 er det gitt regler om endring av identitetsopplysninger.
§ 9‑3. Endring etter beslutning om fiktiv identitet
§ 9‑3 første ledd
Håndbok fra Skattedirektoratet
Politidirektoratet kan i medhold av politilovens § 14b avgjøre at identiteten til en person endres.
Den som vil søke om ny identitet etter denne bestemmelse, må rette henvendelse til sitt lokale politidistrikt.
Slik endring av identitet kan også innebære endring av fødselsnummer jf. fregl. § 2‑2 tredje ledd.
Bestemmelsen viderefører tidligere fregforskr. § 2‑2 femte ledd, jf. Prop. 164 L kapittel 24.
§ 9‑4. Sammenstilling, profilering og automatiserte avgjørelser
§ 9‑4 – Begreper
Håndbok fra Skattedirektoratet
Sammenstilling av personopplysninger
Sammenstilling er et vidt begrep som inkluderer alle tilfeller der data settes sammen, for å skape mer informasjon enn det som kom frem av dataene direkte. Dette inkluderer Profilering, Analyse. Maskinlæring Automatiserte avgjørelser, kan innebære sammenstilling, men ikke i alle tilfeller.
Profilering
Profilering innebærer enhver form for automatisert behandling av personopplysninger, som innebærer å bruke personopplysninger for å vurdere visse personlige aspekter knyttet til en fysisk person jf. personvernforordningen artikkel 4 nr. 4. Metoden brukes særlig for å analysere eller forutsi en persons adferd, preferanser, evner eller behov, basert på opplysninger som er vanlig blant andre personer som denne personen har likhetstrekk med. Profilering kan ses som en form for sammenstilling. Metoden kan være i form av å kategorisere personer i kategorier og antyde informasjon som gjelder for alle i denne gruppen. Det er ikke alltid treffsikkert og vil kun være en antydning. Kvaliteten av en profil vil avhenge av parameterne som blir brukt og dataene som inngår i profileringen.
Automatiserte avgjørelser
Maskinell behandling som utelukkende er basert på automatisert behandling, er avgjørelser som er tatt helt uten menneskelig involvering. Folkeregisterloven § 9‑4 gjelder kun for de tilfellene der den automatiserte avgjørelsen har «rettsvirkning for vedkommende eller på lignende måte i betydelig grad påvirker vedkommende», jf. personvernforordningen art. 22, jf. fortalen punkt 71. Dette innebærer at en behandling av personopplysninger enten påvirker noens rettigheter, eller i betydelig grad påvirker den registrerte på tilsvarende måte som en rettsvirkning. Virkningen må med andre ord være langt mer enn bare triviell.
Analyse
Analyse betyr å systematisk undersøke og evaluere komplekse sammenhenger, data eller informasjon ved å dele det opp og sette det sammen igjen ved hjelp av ulike metoder for å avdekke mønster, trender, sammenhenger og årsaker i datagrunnlaget som kan bidra til bedre forståelse.
§ 9‑4 - Generelt
Håndbok fra Skattedirektoratet
Bestemmelsen er utformet på samme måte som sktfvl. § 5‑11 og det skal ses hen til tolkningen av denne bestemmelsen ved tolkning og bruk av fregl. § 9‑4.
Det går frem av forarbeidene at formålet med bestemmelsen var å klargjøre folkeregistermyndighetens rettslige adgang til å behandle personopplysninger, jf. Prop.1 LS (2021-2022) pkt. 12.3.1. Bestemmelsen gjelder folkeregistermyndighetens bruk av opplysninger det allerede er adgang til å innhente etter gjeldende rett, og utvider ikke reglene om registerets adgang til å innhente eller dele opplysninger. Forslaget har heller ikke betydning for folkeregistermyndighetens adgang til å dele eller innhente opplysninger med de øvrige forvaltningsområdene internt i Skatteetaten.
Skattedirektoratet har avklart at det er anledning til å benytte bestemmelsen for sammenstilling, profilering og automatisering, basert på opplysninger innhentet i tråd med de generelle hjemlene i folkeregisterregelverket, for arbeid med ID-forvaltning, kontroll-, veilednings-, analyse- og statistikkformål. Bestemmelsen påvirker ikke folkeregistermyndighetens adgang til å innhente eller dele opplysninger fra Folkeregisteret.
Bestemmelsen krever konkrete vurderinger av tiltak som angår automatisering, sammenstilling og profilering. Den fritar ikke folkeregistermyndigheten fra plikter til å gjennomføre personvernkonsekvensvurderinger etter personvernforordningen artikkel 35 der det er behov.
§ 9‑4 første ledd
Håndbok fra Skattedirektoratet
Bestemmelsen er ment å klargjøre adgangen til profilering og sammenstilling innenfor forvaltningsområdet til folkeregistermyndigheten.
Nødvendighetskravet innebærer at det ved bruk av opplysningene «ikke kan brukes flere opplysninger enn det som trengs for formålene», jf. Prop. 1 LS (2021-2022) pkt. 12.3.6. Kravet om nødvendighet betyr at bruken av opplysningene må ha betydning i arbeidet med Folkeregisteret eller i utøvende myndighet for å kunne brukes som beskrevet.
I nødvendighetsvilkåret ligger også et krav om forholdsmessighet som innebærer en avveining knyttet til hvor inngripende tiltaket er, holdt opp mot folkeregistermyndighetens behov for å kunne sammenstille og profilere, jf. Prop.1 LS (2021-2022) pkt. 12.3.6.
Rammene for hva som anses som nødvendig og forholdsmessig settes av de underliggende lovreglene for folkeregistermyndigheten, herunder også forvaltningsloven og legalitetsprinsippet.
Som følge av at profilering generelt må anses som mer inngripende enn sammenstilling, stilles det ytterligere vilkår for profilering. Slik bruk av personopplysninger skal bare kunne skje når profileringen er nødvendig for å målrette tiltak som fremmer etterlevelsen av folkeregisterloven.
§ 9‑4 annet ledd
Håndbok fra Skattedirektoratet
Annet ledd lovfester folkeregistermyndighetens anledning til å treffe automatiserte avgjørelser. Bestemmelsen gir ikke anledning til å automatisere skjønnsmessige vedtaksprosesser, med unntak av tilfeller der avgjørelsen er utvilsom. Både prosesser med og uten skjønn må vurderes konkret som egnet for å kunne benytte automatisering, for å sikre at behandlingen er i tråd med personvernregelverket samt forvaltningsreglene. Særlig viktig i denne vurderingen er muligheten til å kreve manuell behandling.
§ 9‑4 tredje ledd
Håndbok fra Skattedirektoratet
Tredje ledd lovfester folkeregistermyndighetens anledning til å benytte særlige kategorier av personopplysninger ved sammenstilling, profilering og automatiserte avgjørelser.
Det stilles strengere krav til behandling av særlig kategorier av personopplysninger, jf. personvernforordningen artikkel 9 og 10. Etter artikkel 9 inkluderer særlige kategorier av personopplysninger opplysninger om «rasemessig eller etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religion, filosofisk overbevisning eller fagforeningsmedlemskap, samt behandling av genetiske opplysninger og biometriske opplysninger med det formål å entydig identifisere en fysisk person, helseopplysninger eller opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering». Artikkel 10 omhandler behandling av personopplysninger om straffedommer og lovovertredelser. Vilkåret om nødvendighet etter § 9‑4 første ledd vil begrense adgangen til å bruke opplysningene ved sammenstilling og profilering.
§ 9‑4 fjerde ledd - forskrift
Håndbok fra Skattedirektoratet
Det er ikke gitt forskrifter til denne bestemmelsen.
§ 9‑5. Bruk av personopplysninger ved utvikling og testing av IT-systemer
§ 9‑5 første ledd
Håndbok fra Skattedirektoratet
Ved utvikling og i testsammenheng benyttes i dag genererte (fiktive/syntetiske) testpersoner.
Til interne testformål kan selve identifikatoren være i overlapp med identifikatoren til en person i registeret, men alle andre opplysninger om testpersonen er oppdiktet.
I det eksterne testmiljøet som benyttes av Folkeregisterets konsumenter, har folkeregistermyndigheten laget en syntetisk testbefolkning. I dette miljøet brukes adjektiv og substantiv som navn, og testpersonene har syntetiske fødselsnummer/d-nummer.
Produsenter av data til Folkeregisteret tester i et eget testmiljø for produsenter. Disse benytter syntetiske navn sammensatt av adjektiv og substantiv når de sender inn data. I enkelte tilfeller kan produsenten få tildelt syntetiske testpersoner av folkeregistermyndigheten.
§ 9‑5 annet ledd - forskrift
Håndbok fra Skattedirektoratet
Det er ikke gitt forskrifter til denne bestemmelsen.