Håndbok fra Skattedirektoratet
Skatte-ABC

Reglene om registrering og dokumentasjon framgår av lov 19. november 2004 nr. 73 om bokføring (bokføringsloven). I medhold av bokføringsloven er det fastsatt forskrift om bokføring 1. desember 2004 nr. 1558 (bokføringsforskriften). Finansdepartementets myndighet til å fastsette forskrift etter hjemlene i bokføringsloven er delegert til Skattedirektoratet. I bokføringsloven og bokføringsforskriften er det gitt adgang til å dispensere fra flere av lovens/forskriftens bestemmelser gjennom enkeltvedtak. Denne dispensasjonsadgangen som i lov eller forskrift er tillagt departementet, er delegert til Skattedirektoratet. Skattedirektoratets myndighet til å gjøre unntak ved enkeltvedtak etter bokføringsloven og bokføringsforskriften er delegert videre til skattekontoret.

Bokføringsplikten etter bokføringsloven innebærer plikt til bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger. Om bokføringsforskriftens regler om krav til dokumentasjon av salg og kjøp av varer og tjenester, utstedelse av salgsdokumentasjon og særlige regler om dokumentasjon av kontantsalg ved bruk av kassasystem, se bokføringsforskriften delkapitlene 5-1 til 5-5.

Bokføring skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier. Bokføringen skal være a jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, jf. bokføringsloven § 7 annet ledd. Pliktig regnskapsrapportering er definert i bokføringsloven § 3, og er nærmere avgrenset i bokføringsforskriften § 2‑1. Det fremgår her at pliktig regnskapsrapportering omfatter regnskapsrapportering fastsatt med hjemmel i regnskapsloven, skattebetalingsloven og skatteforvaltningsloven, med unntak av sktfvl. § 8‑3 første ledd bokstav e, § 8‑4, § 8‑5 og § 8‑7.

Pliktig regnskapsrapportering på lønnsområdet medfører ikke plikt til å ajourføre bokføringen, med mindre det er annen pliktig regnskapsrapportering i perioden. For en virksomhet med alminnelig skattleggingsperiode for merverdiavgift skal bokføringen dermed være a jour senest innen fristene for å levere skattemeldingen for merverdiavgift. For bokføringspliktige som har kalenderåret som skattleggingsperiode for merverdiavgift, eller som driver virksomhet som ikke er omfattet av merverdiavgiftsloven, skal bokføringen være a jour minst hver fjerde måned. Bokføringspliktige med få transaksjoner kan likevel ajourføre regnskapet senest innen fristene for pliktig regnskapsrapportering. Med bokføringspliktige med få transaksjoner menes foretak som har færre enn 600 bilag i året. Se bokføringsforskriften § 4‑1 annet ledd.

For hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, skal den bokføringspliktige være i stand til å kunne utarbeide følgende spesifikasjoner, jf. bokføringsloven § 5 første ledd:

1. bokføringsspesifikasjon
2. kontospesifikasjon
3. kundespesifikasjon
4. leverandørspesifikasjon
5. spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet
6. spesifikasjon av salg til eiere og deltakere
7. spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte

I tillegg skal det kunne utarbeides følgende spesifikasjoner for hver periode med pliktig regnskapsrapportering, jf. bokføringsloven § 5 annet ledd:

1. spesifikasjon av merverdiavgift
2. spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytelser
3. spesifikasjon av elimineringer og andre posteringer ved utarbeidelse av konsernregnskap

Bokføringsforskriften § 3‑1 stiller nærmere krav til innholdet i spesifikasjoner som nevnt i bokføringsloven § 5.

Det er ikke krav om å utarbeide (produsere) spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering hver regnskapsperiode. Dersom spesifikasjonene ikke utarbeides for hver periode, skal regnskapssystemet ha funksjonalitet for lukking av regnskapsperioder, jf. bokføringsforskriften § 7‑6.

Bokføringen skal skje i norske kroner, med mindre departementet i forskrift bestemmer noe annet, jf. bokføringsloven § 8.

I bokføringsforskriften § 4‑2 er det gitt nærmere regler om bokføring i utenlandsk valuta. Dersom den bokføringspliktiges funksjonelle valuta er en annen enn norske kroner kan bokføringen skje i denne valutaen, men enkelte beløp skal fastsettes (låses) i norske kroner. Beløp som inngår i pliktig regnskapsrapportering knyttet til merverdiavgift, fastsettes (låses) i norske kroner til kursen på fakturatidspunktet. Beløp som inngår i pliktig regnskapsrapportering knyttet til lønn, skal fastsettes (låses) i norske kroner til kursen på utbetalingstidspunktet. Beløp knyttet til eiendeler og gjeld hvor skatteloven har egne vurderingsregler om valuta, skal fastsettes (låses) i norske kroner til transaksjonsdagens kurs.

Omregning av beløp som inngår i pliktig regnskapsrapportering til norske kroner skal skje minst en gang i året ved bruk av gjennomsnittskurser, se bokføringsforskriften § 4‑2 tredje ledd. Det skal dokumenteres hvordan omregningen har skjedd og hvilke kurser som er benyttet.

Bokføringspliktige som ikke utarbeider balanse ved pliktig regnskapsrapportering til skattemyndighetene, skal likevel benytte kursen på transaksjonstidspunktet ved omregning til norske kroner, se bokføringsforskriften § 4‑2 fjerde ledd. Dersom kursen i perioden ikke har hatt svingninger som avviker mer enn 5 % i forhold til den månedlige gjennomsnittskursen, kan likevel månedens gjennomsnittskurs benyttes. Store enkelttransaksjoner skal i alle tilfeller omregnes til transaksjonsdagens kurs.

Følgende spesifikasjoner og dokumentasjon som er utarbeidet av den bokføringspliktige, skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk, se bokføringsloven § 12 jf. § 13 første ledd nr. 2 og 3:

• spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i bokføringsloven § 5, eller bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering
• dokumentasjon av bokførte opplysninger og slettede opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet mv. og dokumentasjon av balansen.

Finansdepartementet kan i forskrift eller ved enkeltvedtak bestemme noe annet. Departementets myndighet er delegert til Skattedirektoratet. Skattedirektoratets myndighet til å gi enkeltvedtak er delegert videre til skattekontoret.

Etter bokføringsloven § 13 annet ledd første punktum skal regnskapsmateriale som nevnt i bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1 til 4 oppbevares i Norge i fem år etter regnskapsårets slutt. Dette gjelder:

1. årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning
2. spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5, eller bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering
3. dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet mv. og dokumentasjon av balansen
4. revisors skriftlige kommunikasjon med styret etter revisorloven § 9‑5

Etter bokføringsforskriften skal også følgende dokumentasjon oppbevares i fem år etter utgangen av regnskapsåret:

• dokumentasjon av timebestillinger, se forskriften § 7‑3 tredje ledd jf. § 5‑15
• dokumentasjon over kontantomsetningen i taxinæring, se forskriften § 8‑2‑5 jf. §§ 8‑2‑3 og 8-2-4
• hotellers eventuelle kalkyler som benyttes som grunnlag ved fordelingen av bruttopensjonsprisen, samt kalkyle over frokostverdien, se forskriften § 8‑6‑5
• bokføringspliktige veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoners inntakskost for varer som selges til betydelig overpris etter merverdiavgiftsforskriften § 3‑12‑2, se forskriften § 8‑11‑4, jf. § 8‑11‑2
• videreforhandleres dokumentasjon av beløp som nevnt i forskriften § 8‑10‑5 samt av bokføring som nevnt i § 8‑10‑6, se § 8‑10‑7 siste punktum. Spesifikasjon av kjøp og salg som nevnt i § 8‑10‑2 skal oppbevares i fem år etter at siste gjenstand som inngår i spesifikasjonen er solgt, se forskriften § 8‑10‑7 første punktum.

Etter bokføringsloven § 13 annet ledd annet punktum skal regnskapsmateriale som nevnt i bokføringsloven § 13 første ledd nr. 5 til 8 oppbevares i Norge i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt. Dette omfatter:

1. avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning
2. korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning
3. utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte
4. prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift.

Etter bokføringsforskriften skal også følgende dokumentasjon oppbevares i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt:

• kjøpers dokumentasjon som underbygger salgsdokumentets innhold, se forskriften § 5‑2‑1 tredje ledd bokstav e femte punktum
• dokumentasjon over antall arbeidede timer som nevnt i forskriften § 5‑6 femte ledd, og over medgått tid som nevnt i § 5‑14, se forskriften § 7‑3 første og annet ledd
• opprinnelige timelister på papir til bruk i bygge- og anleggsvirksomhet som nevnt i forskriften § 8‑1‑5 første ledd tredje punktum, jf. annet ledd første punktum
• serveringssteders dokumentasjon av priser som nevnt i forskriften § 8‑5‑5, se forskriften § 8‑5‑7
• serveringssteders personalliste med eventuell kodeoversikt som nevnt i forskriften § 8‑5‑6, jf. § 8‑5‑7. Reglene gjelder også for bransjene «frisørvirksomhet og skjønnhetspleie» og «bilverksteder og bilpleie», jf. forskriften §§ 8‑3‑4 og 8-12-1

Følgende dokumentasjon skal etter bokføringsforskriften oppbevares i 10 år etter regnskapsårets utløp:

• dokumentasjon av kjøp av kapitalvarer som nevnt i mval. § 9‑1 annet ledd bokstav b, se forskriften § 7‑3 fjerde ledd. Dette gjelder dokumentasjon for kostnader forbundet med ny-, på- eller ombygging av fast eiendom der inngående merverdiavgift utgjør minst kr 100 000
• bygge- og anleggsbransjens prosjektregnskap som nevnt i forskriften § 8‑1‑4, dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i prosjektregnskapet, samt byggekontrakter med anbud/kalkyler, tegninger, kontrakter med underentreprenører, timelister og ordrelister, se § 8‑1‑5 første ledd
• utenlandske foretak som driver virksomhet på norsk sokkel, unntatt petroleumsvirksomhet og rørledningstransport, eller foretak som driver midlertidig virksomhet på land, når det gjelder dokumentasjon som nevnt i § 8‑8‑4, se § 8‑8‑5
• banker og andre finansieringsforetak når det gjelder kunde- og leverandørspesifikasjon som nevnt i forskriften § 8‑13‑3 knyttet til kontoforhold, samt dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i slike spesifikasjoner, se § 8‑13‑4 og SKD 8. juli 2015 i Utv. 2015/1627

Bokføringspliktige som driver petroleumsutvinning og rørledningstransport skal oppbevare oppbevaringspliktig materiale som nevnt i bokføringsloven § 13 i minst 15 år etter utløpet av vedkommende inntektsår, se forskriften § 8‑9‑4

Kraftforetak som skal svare grunnrenteskatt til staten etter sktl. § 18‑3 første ledd, plikter å oppbevare produksjonsdataene på elektronisk lesbart medium i sju år etter inntektsårets utgang, se FSFIN § 18‑3‑8 første ledd annet punktum og emnet K-6 Kraftforetak - vannkraft, K-6-10.7 Måling av kraftproduksjonen ved beregningen av bruttoinntekten.

Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll, se bokføringsloven § 13 tredje ledd.

Regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden, se bokføringsloven § 13 fjerde ledd.

I bokføringsforskriften kapittel 7 er det gitt særlige regler om oppbevaringsmedium, sikkerhetskopi, elektronisk tilgjengelighet, oppbevaringssted og oppbevaringstid mv.

Regnskapsmaterialet skal oppbevares i Norge med mindre det er gjort unntak i forskrift eller ved enkeltvedtak, se bokføringsforskriften § 13 annet ledd, jf. siste ledd.

Elektronisk regnskapsmateriale kan oppbevares i et annet EØS-land, Storbritannia og Sveits, jf. bokføringsforskriften § 7‑5. Regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir fra terminal eller lignende i Norge i hele oppbevaringsperioden. Den bokføringspliktige skal skriftlig informere skattekontoret om hvilket regnskapsmateriale som oppbevares i utlandet, hvor regnskapsmaterialet oppbevares, og hvordan kontrollmyndighetene til enhver tid kan få adgang til regnskapsmaterialet.

Bokførte opplysninger etter bokføringsloven § 7 første ledd, som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven § 13 b. Dette er ikke et oppbevaringskrav, men et krav om å beholde elektronisk tilgang til regnskapsmaterialet i denne perioden, selv om regnskapsmaterialet overføres til annet medium for oppbevaring i oppbevaringstiden på fem år.

Bokføringspliktige som har mindre enn 5 millioner kroner i omsetning eksklusive merverdiavgift, er unntatt fra kravet i bokføringsloven § 13b om å ha bokførte opplysninger tilgjengelig elektronisk. Se bokføringsforskriften § 7‑7 tredje ledd.

Bokføringspliktige som skal ha bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig etter bokføringsloven § 13b, skal dessuten kunne gjengi bokførte opplysninger i standardisert form. Kravet gjelder også for bokføringspliktige som omfattes av unntakene i bokføringsforskriften § 7‑7 tredje ledd, men som likevel har bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig. Se bokføringsforskriften § 7‑8. Med hjemmel i bokføringsforskriften § 7‑8 tredje ledd har Skattedirektoratet fastsatt innholdet og formatet for standarden (SAF-T Regnskap).

Det er kun i forbindelse med en eventuell kontroll, og når Skatteetaten ber om det, at de bokføringspliktige skal sende inn filer på SAF-T format.

Etter sktfvl. § 11‑3 kan skattemyndighetene i forbindelse med kontroll pålegge skattepliktige som er bokføringspliktige etter bokføringsloven å oppbevare regnskapsmateriale etter bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1 til 4 i mer enn fem år etter regnskapsårets slutt.

I enkeltpersonforetak rettes pålegget til foretakets innehaver. I selskap, samvirkeforetak, forening, institusjon eller innretning rettes pålegget til daglig leder av virksomheten, eller styrelederen dersom virksomheten ikke har daglig leder.

Pålegget om forlenget oppbevaringstid kan påklages.

Bokføringsforskriften § 8‑5‑6, jf. § 8‑5‑7, gir regler om føring og oppbevaring av personalliste. Bestemmelsen angir hva en slik liste skal inneholde og hvilke krav som gjelder for føring og oppbevaring av denne.

Bestemmelsen gjelder for følgende bransjer:

• bilverksteder og bilpleievirksomhet, jf. forskriften § 8‑12‑1
• frisørvirksomhet og skjønnhetspleie, jf. forskriften § 8‑3‑4
• serveringssteder, cateringvirksomhet, gatekjøkken eller annen virksomhet hvor tilberedt mat bringes ut til kunden eller hentes på forretningsstedet, jf. forskriften § 8‑5‑1, jf. § 8‑5‑6

Om oppbevaring av personallister, se R-3-2.7 Oppbevaring av regnskapsmateriale. Overtredelsesgebyr ved manglende etterlevelse av pliktene til å føre og oppbevare personalliste følger av sktfvl. § 14‑7. Gebyret er ikke fradragsberettiget, se emnet B-21 Bot, gebyr mv.. Nærmere om overtredelsesgebyr, se Skatteforvaltningshåndboken.

Se også SKD melding SKD 4/2019 om krav til føring av personallister i enkelte bransjer, samt uttalelser på skatteetaten.no.

Bokføringspliktige som nevnt i bokføringsforskriften § 8‑5‑1 som plikter å utarbeide arbeidsplan etter arbeidsmiljøloven § 10‑3, eller som på annet rettslig grunnlag utarbeider tilsvarende arbeidsplan, kan benytte arbeidsplanen som alternativ til personalliste. Bestemmelsene om personalliste i bokføringsforskriften gjelder tilsvarende for slik arbeidsplan. Det vises til bokføringsforskriften § 8‑5‑6 sjette ledd.

Sktfvl. § 11‑1 og § 14‑1 har regler om pålegg om bokføring og ileggelse av tvangsmulkt til den som ikke retter seg etter pålegg om bokføring innen den fastsatte fristen. Omtale av bestemmelsene er tatt inn i Skatteforvaltningshåndboken.