Håndbok fra Skattedirektoratet
Skatte-ABC

Reglene om registrering og dokumentasjon framgår av lov 19. november 2004 nr. 73 om bokføring (bokføringsloven). I medhold av bokføringsloven er det fastsatt forskrift om bokføring 1. desember 2004 nr. 1558 (bokføringsforskriften). Finansdepartementets myndighet til å fastsette forskrift etter hjemlene i bokføringsloven er delegert til Skattedirektoratet. I bokføringsloven og bokføringsforskriften er det gitt adgang til å dispensere fra flere av lovens/forskriftens bestemmelser gjennom enkeltvedtak. Denne dispensasjonsadgangen som i lov eller forskrift er tillagt departementet, er delegert til Skattedirektoratet. Skattedirektoratets myndighet til å gjøre unntak ved enkeltvedtak etter bokføringsloven og bokføringsforskriften er delegert videre til skattekontoret.

Bokføringsplikten etter bokføringsloven innebærer plikt til bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger. Om bokføringsforskriftens regler om krav til dokumentasjon av salg og kjøp av varer og tjenester, utstedelse av salgsdokumentasjon og særlige regler om dokumentasjon av kontantsalg ved bruk av kassasystem, se bokføringsforskriften delkapitlene 5-1 til 5-5.

Bokføringspliktige etter bokføringsloven § 2 er

• enhver som har årsregnskapsplikt etter regnskapsloven, jf. bokføringsloven § 2 første ledd, herunder aksjeselskap og likestilt selskap stiftet i utlandet (NUF)
• enhver som driver virksomhet og har plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt mv. etter sktfvl. § 8‑2. Det samme gjelder enhver som har plikt til å levere skattemelding for merverdiavgift etter sktfvl. § 8‑3. Dette gjelder likevel ikke tilbydere av elektroniske tjenester som omfattes av forenklet registreringsordning som leverer skattemelding for merverdiavgift som nevnt i sktfvl. § 8‑3 første ledd bokstav e, og som er bokføringspliktig utelukkende på grunnlag av plikten til å levere skattemelding etter denne bestemmelsen

Skattekontoret og Oljeskattekontoret kan i enkelttilfelle pålegge den som antas å drive virksomhet bokføringsplikt etter bokføringsloven for den virksomheten som drives, se bokføringsloven § 2 tredje ledd. Slikt pålegg kan begrenses til å gjelde enkelte bestemmelser i loven. Pålegget kan bare gis for to år av gangen.

Bokføring skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier. Bokføringen skal være a jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, jf. bokføringsloven § 7 annet ledd. Pliktig regnskapsrapportering er definert i bokføringsloven § 3, og er nærmere avgrenset i bokføringsforskriften § 2‑1. Det fremgår her at pliktig regnskapsrapportering omfatter regnskapsrapportering fastsatt med hjemmel i regnskapsloven, skattebetalingsloven og skatteforvaltningsloven, med unntak av sktfvl. § 8‑3 første ledd bokstav e, § 8‑4, § 8‑5 og § 8‑7.

Pliktig regnskapsrapportering på lønnsområdet medfører ikke plikt til å ajourføre bokføringen, med mindre det er annen pliktig regnskapsrapportering i perioden. For en virksomhet med alminnelig skattleggingsperiode for merverdiavgift skal bokføringen dermed være a jour senest innen fristene for å levere skattemeldingen for merverdiavgift. For bokføringspliktige som har kalenderåret som skattleggingsperiode for merverdiavgift, eller som driver virksomhet som ikke er omfattet av merverdiavgiftsloven, skal bokføringen være a jour minst hver fjerde måned. Bokføringspliktige med få transaksjoner kan likevel ajourføre regnskapet senest innen fristene for pliktig regnskapsrapportering. Med bokføringspliktige med få transaksjoner menes foretak som har færre enn 600 bilag i året. Se bokføringsforskriften § 4‑1 annet ledd.

For hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, skal den bokføringspliktige være i stand til å kunne utarbeide følgende spesifikasjoner, jf. bokføringsloven § 5 første ledd:

1. bokføringsspesifikasjon
2. kontospesifikasjon
3. kundespesifikasjon
4. leverandørspesifikasjon
5. spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet
6. spesifikasjon av salg til eiere og deltakere
7. spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte

I tillegg skal det kunne utarbeides følgende spesifikasjoner for hver periode med pliktig regnskapsrapportering, jf. bokføringsloven § 5 annet ledd:

1. spesifikasjon av merverdiavgift
2. spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytelser
3. spesifikasjon av elimineringer og andre posteringer ved utarbeidelse av konsernregnskap

Bokføringsforskriften § 3‑1 stiller nærmere krav til innholdet i spesifikasjoner som nevnt i bokføringsloven § 5.

Det er ikke krav om å utarbeide (produsere) spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering hver regnskapsperiode. Dersom spesifikasjonene ikke utarbeides for hver periode, skal regnskapssystemet ha funksjonalitet for lukking av regnskapsperioder, jf. bokføringsforskriften § 7‑6.

Bokføringen skal skje i norske kroner, med mindre departementet i forskrift bestemmer noe annet, jf. bokføringsloven § 8.

I bokføringsforskriften § 4‑2 er det gitt nærmere regler om bokføring i utenlandsk valuta. Dersom den bokføringspliktiges funksjonelle valuta er en annen enn norske kroner kan bokføringen skje i denne valutaen, men enkelte beløp skal fastsettes (låses) i norske kroner. Beløp som inngår i pliktig regnskapsrapportering knyttet til merverdiavgift, fastsettes (låses) i norske kroner til kursen på fakturatidspunktet. Beløp som inngår i pliktig regnskapsrapportering knyttet til lønn, skal fastsettes (låses) i norske kroner til kursen på utbetalingstidspunktet. Beløp knyttet til eiendeler og gjeld hvor skatteloven har egne vurderingsregler om valuta, skal fastsettes (låses) i norske kroner til transaksjonsdagens kurs.

Omregning av beløp som inngår i pliktig regnskapsrapportering til norske kroner skal skje minst en gang i året ved bruk av gjennomsnittskurser, se bokføringsforskriften § 4‑2 tredje ledd. Det skal dokumenteres hvordan omregningen har skjedd og hvilke kurser som er benyttet.

Bokføringspliktige som ikke utarbeider balanse ved pliktig regnskapsrapportering til skattemyndighetene, skal likevel benytte kursen på transaksjonstidspunktet ved omregning til norske kroner, se bokføringsforskriften § 4‑2 fjerde ledd. Dersom kursen i perioden ikke har hatt svingninger som avviker mer enn 5 % i forhold til den månedlige gjennomsnittskursen, kan likevel månedens gjennomsnittskurs benyttes. Store enkelttransaksjoner skal i alle tilfeller omregnes til transaksjonsdagens kurs.

Følgende spesifikasjoner og dokumentasjon som er utarbeidet av den bokføringspliktige, skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk, se bokføringsloven § 12 jf. § 13 første ledd nr. 2 og 3:

• spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i bokføringsloven § 5, eller bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering
• dokumentasjon av bokførte opplysninger og slettede opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet mv. og dokumentasjon av balansen.

Finansdepartementet kan i forskrift eller ved enkeltvedtak bestemme noe annet. Departementets myndighet er delegert til Skattedirektoratet. Skattedirektoratets myndighet til å gi enkeltvedtak er delegert videre til skattekontoret.

Bokføringsforskriften § 8‑5‑6, jf. § 8‑5‑7, gir regler om føring og oppbevaring av personalliste. Bestemmelsen angir hva en slik liste skal inneholde og hvilke krav som gjelder for føring og oppbevaring av denne.

Bestemmelsen gjelder for følgende bransjer:

• bilverksteder og bilpleievirksomhet, jf. forskriften § 8‑12‑1
• frisørvirksomhet og skjønnhetspleie, jf. forskriften § 8‑3‑4
• serveringssteder, cateringvirksomhet, gatekjøkken eller annen virksomhet hvor tilberedt mat bringes ut til kunden eller hentes på forretningsstedet, jf. forskriften § 8‑5‑1, jf. § 8‑5‑6

Om oppbevaring av personallister, se R-3-2.7 Oppbevaring av regnskapsmateriale. Overtredelsesgebyr ved manglende etterlevelse av pliktene til å føre og oppbevare personalliste følger av sktfvl. § 14‑7. Gebyret er ikke fradragsberettiget, se emnet B-21 Bot, gebyr mv.. Nærmere om overtredelsesgebyr, se Skatteforvaltningshåndboken.

Se også SKD melding SKD 4/2019 om krav til føring av personallister i enkelte bransjer, samt uttalelser på skatteetaten.no.

Bokføringspliktige som nevnt i bokføringsforskriften § 8‑5‑1 som plikter å utarbeide arbeidsplan etter arbeidsmiljøloven § 10‑3, eller som på annet rettslig grunnlag utarbeider tilsvarende arbeidsplan, kan benytte arbeidsplanen som alternativ til personalliste. Bestemmelsene om personalliste i bokføringsforskriften gjelder tilsvarende for slik arbeidsplan. Det vises til bokføringsforskriften § 8‑5‑6 sjette ledd.

Sktfvl. § 11‑1 og § 14‑1 har regler om pålegg om bokføring og ileggelse av tvangsmulkt til den som ikke retter seg etter pålegg om bokføring innen den fastsatte fristen. Omtale av bestemmelsene er tatt inn i Skatteforvaltningshåndboken.