Håndbok fra Skattedirektoratet
Skatte-ABC
U-5 Utgiftsgodtgjørelse
U-5-1 Generelt om utgiftsgodtgjørelse
U-5-1 Generelt om utgiftsgodtgjørelse
Håndbok fra Skattedirektoratet
Utgiftsgodtgjørelser er godtgjørelser som en arbeids- eller oppdragsgiver utbetaler, normalt pengebeløp, til dekning av kostnader i forbindelse med utførelse av arbeid/oppdrag eller verv, se sktl. § 5‑11 første ledd. Utgiftsgodtgjørelser dekker i utgangspunktet kostnader som er fradragsberettigede, men kan i tillegg inneholde arbeidsvederlag. Utlegg som ikke knytter seg til selve utførelsen av arbeidet, men som arbeidstaker har på vegne av arbeidsgiver, og som refunderes av arbeidsgiver på grunnlag av originalbilag, anses som driftskostnader og ikke som utgiftsgodtgjørelser. Dette gjelder f.eks. hvor arbeidstaker kjøper inn kontorrekvisita for arbeidsgiver, og får refundert kostnadene.
Skattebetalingsforskriften har en noe annen terminologi enn skatteloven, ved at det skilles mellom utgiftsgodtgjørelse og utgiftsrefusjoner. En utgiftsrefusjon er en utbetaling som dekker faktiske kostnader i forbindelse med utførelse av arbeid/oppdrag eller verv, og som dokumenteres med kvittering eller annet bilag. Etter sktl. § 5‑11 første ledd anses dette som en utgiftsgodtgjørelse. Skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 stiller opp vilkår som må være oppfylt for at en utgiftsrefusjon skal være trekkfri. Hvis utgiftsrefusjonen er trekkfri skal den heller ikke tas med ved beregningen av arbeidsgiveravgift, jf. ftrl. § 23‑2 tredje ledd. Se for øvrig emnet A-14 Arbeidsgiveravgift – avgiftsplikt og grunnlag, A-14-3.8 Kostnadsrefusjoner om hvilke utgiftsrefusjoner som er trekkfrie og dermed fritatt for arbeidsgiveravgift.
Skattebetalingsforskriften har også regler om trekkfritak i utgiftsgodtgjørelser som ikke faller inn under reglene om utgiftsrefusjoner i forskriftens § 5‑6‑11. Dette gjelder
- skattebetalingsforskriften § 5‑6‑12 om trekkfritak for kostgodtgjørelser, bilgodtgjørelser, og andre godtgjørelser som utbetales i samsvar med bestemmelser i tariffavtale, statlig regulativ (særavtale) og/eller satsforskriften
- skattebetalingsforskriften § 5‑6‑13 første ledd om at andre utgiftsgodtgjørelser i sin helhet kan holdes utenfor ved forskuddstrekket dersom mottakeren utarbeider og underskriver en oppgave over størrelsen og arten av de pådratte kostnadene og arbeidsgiveren ikke har grunn til å anta at utbetalingen gir overskudd
Av skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 åttende ledd og § 5‑6‑13 åttende ledd framgår at for arbeidsgivers dekning av tillitsvalgtes utgifter til fagforeningsarbeid skal de øvrige bestemmelsene i skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 og § 5‑6‑13 anvendes så langt de passer. Om trekkfritak og arbeidsgiveravgiftsfritak for slike utgiftsgodtgjørelser, se emnet A-14 Arbeidsgiveravgift – avgiftsplikt og grunnlag, A-14-3.7.8 Kostgodtgjørelse på reise med overnatting.
Utgiftsgodtgjørelser, herunder utgiftsrefusjoner, er bare skattepliktige i den utstrekning de er trekkpliktige, jf. sktl. § 5‑11 tredje ledd.
Reglene for forskuddstrekk i skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 til § 5‑6‑15 skal i utgangspunktet legges til grunn ved skattefastsettingen, slik at skattepliktig del tilsvarer den delen av utgiftsgodtgjørelsen som av arbeidsgiver er behandlet som trekkpliktig, jf. sktl. § 5‑11 tredje ledd.
Om egne bestemmelser om skattefritak for arbeidsgivers dekning av ansattes kostnader til kost, losji og besøksreiser ved arbeidsopphold utenfor hjemmet, se emnet M-3 Merkostnader – kost og losji ved overnatting utenfor hjemmet, M-3-10.3 Refusjon til ikke bokføringspliktige, pendleropphold og M-3-11.2 Godtgjørelse til ikke-bokføringspliktige, og emnet M-2 Merkostnader – besøksreiser til hjemmet, M-2-6 Arbeidsgiver dekker reisekostnader ved besøk i hjemmet.
Om naturalytelser, se emnet N-1 Naturalytelser i arbeidsforhold.
Nedenfor behandles de generelle reglene for utgiftsgodtgjørelser/-refusjoner. Nærmere om behandlingen av de enkelte typene, se de aktuelle emnene.
U-5-2 Inntektsbeskatning av mottakeren
U-5-2.1 Næringsdrivende
Håndbok fra Skattedirektoratet
Utgiftsgodtgjørelser, herunder utgiftsrefusjoner som utbetales til næringsdrivende, skal inntektsføres med bruttobeløp i regnskapet når utgiftsgodtgjørelsen gjelder virksomheten eller bruk av virksomhetens driftsmidler mv. til formål utenfor virksomheten, f.eks. bil som er driftsmiddel. Utgiftsgodtgjørelser som ikke vedrører virksomheten eller virksomhetens driftsmidler, behandles på samme måte som utgiftsgodtgjørelser til arbeidstakere, se nedenfor.
U-5-2.3 Diverse spørsmål (alfabetisk ordnet)
Håndbok fra Skattedirektoratet
U-5-2.3.1 Agenthonorar ved spilleroverganger
Om behandling av kjøpende klubbs dekning av agenthonorar ved spillerovergang, se emnet I-1 Idrett, I-1-4.2.3 Dekning av agenthonorar.
U-5-2.3.2 Arbeidsreise, hovedregel
Om behandling av godtgjørelse til dekning av reise mellom hjem og fast arbeidssted (arbeidsreise), se emnet R-8 Reise mellom hjem og fast arbeidssted (arbeidsreiser), R-8-11 Kontantgodtgjørelse, refusjon og fri transport.
U-5-2.3.3 Besøksreise til hjemmet
Godtgjørelse til dekning av, eller refusjon av kostnader til besøksreise til hjemmet, er skattefri så langt den ikke overstiger fradragsbeløp beregnet etter sktl. § 6‑44, se sktl. § 5‑15 første ledd bokstav q nr. 3. Bare overskytende beløp skattlegges. Beløpsgrensen gjelder likevel ikke arbeidsgivers dekning av flyreiser innenfor EØS, se sktl. § 5‑15 første ledd bokstav q nr. 3 siste punktum. Se for øvrig emnet M-2 Merkostnader – besøksreiser til hjemmet.
For utenlandske sjøfolk som skal ha standardfradrag etter sktl. § 6‑70 og utenlandske sokkelarbeidere som velger standardfradrag, jf. petroleumsskatteloven § 2 første ledd siste punktum, er arbeidsgivers dekning av besøksreiser ved pendleropphold alltid skattepliktig. Tilsvarende gjelder for utenlandske arbeidstakere som er skattepliktige etter sktl. § 2‑3 første ledd bokstav k, l, m eller n for arbeid knyttet til virksomhet på kontinentalsokkelen eller i de økonomiske sonene. Nærmere om standardfradrag, se emnet U-17 Utland – lønnsinntekter og pensjonsinntekter mv., U-17-13.2 Personer bosatt i utlandet. For arbeidstaker som benytter reglene i sktl. kap. 20 om kildeskatt for utenlandske arbeidstakere, er arbeidsgivers dekning av besøksreiser alltid skattepliktig. Nærmere om kildeskatteordningen, se emnet U-14 Utland – kildeskatt på lønn for utenlandske arbeidstakere.
Nærmere om besøksreiser til hjemmet, se emnet M-2 Merkostnader – besøksreiser til hjemmet.
Om hvilke kostnader som kan avregnes mot godtgjørelsen, se emnet M-2 Merkostnader – besøksreiser til hjemmet.
Om besøksreise til hjem i utlandet, se emnet M-5 Merkostnader – pendler med hjem i utlandet.
Om besøksreise ved arbeidsopphold utenfor Norge, se emnet M-1 Merkostnader – arbeidsopphold med overnatting utenfor Norge.
U-5-2.3.4 Briller
Arbeidsgivers dekning av kostnader til spesialtilpassede brilleglass med innfatning til bruk ved dataskjerm er ikke skattepliktig når behovet for slike briller er godtgjort av lege/optiker.
U-5-2.3.5 Bygningsarbeidere, redskaps- og verktøyhold
Godtgjørelse til bygningsarbeidere på inntil kr 3 315 per år for håndverktøy anses ikke å gi trekk- eller skattepliktig overskudd når bygningsarbeideren holder verktøy selv. Overstiger godtgjørelsen satsen, vil merutbetalingen utgjøre et trekk- og skattepliktig overskudd med mindre full kostnadsdokumentasjon fremlegges. Se satsforskriften § 12.
U-5-2.3.6 Fagforeningsarbeid
Det er i sktl. § 5‑15 første ledd bokstav a gitt en egen bestemmelse om skattefritak for arbeidsgivers dekning av kostnader til tillitsvalgtes utøvelse av sitt verv i en arbeidstakerorganisasjon. Kostnadene som dekkes må være tilstrekkelig nært knyttet til utøvelsen av vervet som tillitsvalgt. Kostnader til kurs for tillitsvalgte, herunder reise- og oppholdskostnader og sentrale foreningsaktiviteter som årsmøter og lignende, vil f.eks. omfattes av skattefritaksregelen, se Prop. 1 LS (2016–2017) punkt. 5.2. Det er ikke et vilkår at arbeidsgiver er forpliktet til å dekke kostnadene etter tariffavtale eller annen overenskomst.
U-5-2.3.7 Flyttegodtgjørelse
Om behandling av flyttegodtgjørelse/dekning av flyttekostnader, se emnet F-15 Flyttekostnader, F-15-3 Flyttegodtgjørelse.
U-5-2.3.8 Hjemmekontor
Godtgjørelse på inntil kr 2 192 per år til dekning av merkostnader knyttet til den delen av eiendommen som brukes i eierens ervervsvirksomhet anses ikke å gi trekk- eller skattepliktig overskudd dersom eieren benytter minst halvparten av eiendommen til egen bolig regnet etter utleieverdien, se satsforskriften § 14. Nærmere om den skattemessige behandlingen når arbeidsgiver dekker kostnader og/eller holder utstyr til hjemmekontor, se emnet B-14 Bolig – hjemmekontor mv., B-14-3 Inventar og utstyr til hjemmekontoret.
U-5-2.3.9 Kontingenter
Når arbeidsgiver dekker arbeidstakers kontingent til yrkes- og næringsorganisasjon, anses dette normalt som dekning av en privat kostnad. Arbeidsgivers dekning av private kostnader skal følge bruttometoden, det vil si at dekningen behandles som lønn i alle sammenhenger. Fordelen er skattepliktig lønnsinntekt for den ansatte, og arbeidsgiver vil få fradrag for kontingenten som vanlig lønnskostnad. Nærmere om dette, se FIN 20. november 2003 i Utv. 2004/80. Unntaksvis kan arbeidsgivers dekning av arbeidstakers kontingenter være skattefri dersom medlemskapet er pålagt i arbeidsavtale, og arbeidsgivers driftsinteresse er den dominerende i forhold til den ansattes egeninteresse i medlemskapet, se FIN 18. juni 2007 i Utv. 2007/1256.
U-5-2.3.10 Merkostnader til kost og losji ved å bo utenfor hjemmet
Det er i sktl. § 5‑15 første ledd bokstav q gitt en egen bestemmelse om skattefritak for arbeidsgivers dekning av merkostnader for ansatte som av hensyn til arbeidet må bo utenfor hjemmet. Skattefritaket gjelder likevel ikke arbeidstaker som pendler og som benytter reglene i sktl. kap. 20 om kildeskatt for utenlandske arbeidstakere, jf. sktl. § 20‑2. Skattefritaket gjelder heller ikke utgiftsgodtgjørelse til dekning av kost og losji for sjøfolk som skal ha standardfradrag for utenlandske sjøfolk etter sktl. § 6‑70. Fri kost og losji til utenlandske sjøfolk ytet som naturalytelse eller hvor utgiftene refunderes etter regning er likevel skattefri, jf. sktl. § 5‑15 første ledd bokstav e nr. 1. Tilsvarende gjelder for utenlandske sokkelarbeidere, med unntak for fri kost i de tilfellene hvor denne er unntatt fra skattefritaket, jf. beløpsgrensen på kr 600 000 for samlet personinntekt i sktl. § 5‑15 første ledd bokstav e nr. 1. Om behandling av godtgjørelse til dekning av kost og losji ved å bo utenfor hjemmet på grunn av arbeidet, se emnet M-3 Merkostnader – kost og losji ved overnatting utenfor hjemmet, M-3-11 Godtgjørelse for kost og/eller losji.
Nærmere om utenlandske arbeidstakere, se emnet M-5 Merkostnader – pendler med hjem i utlandet og emnet U-17 Utland – lønnsinntekter og pensjonsinntekter mv., U-17-13.2 Personer bosatt i utlandet.
Om arbeidsopphold utenfor Norge, se emnet M-1 Merkostnader – arbeidsopphold med overnatting utenfor Norge.
U-5-2.3.11 Privatreiser/yrkesreiser
Om dekning av kostnader til privatreiser, herunder merkostnader som følge av uforutsette omstendigheter, se emnet N-1 Naturalytelser i arbeidsforhold, N-1-6.35.5 Feriereiser mv. for ansatte. Om dekning av kostnader til utvidet opphold ved yrkesreiser, se emnet N-1 Naturalytelser i arbeidsforhold, N-1-6.35.6 Utvidet opphold under tjenestereise.
U-5-2.3.12 Skogsarbeidere, redskaps- og verktøyhold
Godtgjørelse til skogsarbeidere på inntil kr 38 per time til dekning av kostnader ved hold av motorsag og annen redskap (avskrivning, vedlikehold og driftskostnader) i sitt arbeid anses ikke å gi trekk- eller skattepliktig overskudd. Overstiger godtgjørelsen satsen, vil merutbetalingen utgjøre et trekk- og skattepliktig overskudd med mindre full kostnadsdokumentasjon fremlegges. Se satsforskriften § 13.
U-5-2.3.13 Styreansvarsforsikring
Selskapets dekning av styremedlems forsikringspremie knyttet til erstatningsansvar etter asl./asal. § 17‑1 skal behandles etter nettometoden.
U-5-2.3.14 Utdanningskostnader
Om arbeidsgivers dekning av arbeidstakers utdanningskostnader, se emnet U-3 Utdanning – tilskudd og kostnader.
Om arbeidsgivers dekning av kostnader til utdanning for arbeidstakers ektefelle og barn, se emnet U-3 Utdanning – tilskudd og kostnader, U-3-9 Arbeidsgivers dekning av skolegang for arbeidstakers ektefelle/samboer og barn.
U-5-3 Arbeidsgiveravgift
U-5-3 Arbeidsgiveravgift
Håndbok fra Skattedirektoratet
Etter ftrl. § 23‑2 tredje ledd skal arbeidsgiveravgift som hovedregel beregnes av utgiftsgodtgjørelser i den utstrekning de er trekkpliktige. Se for øvrig emnet A-14 Arbeidsgiveravgift – avgiftsplikt og grunnlag.