Håndbok fra Skattedirektoratet
Skatte-ABC
U-5 Utgiftsgodtgjørelse
U-5-1 Generelt om utgiftsgodtgjørelse
U-5-1 Generelt om utgiftsgodtgjørelse
Håndbok fra Skattedirektoratet
Utgiftsgodtgjørelser er godtgjørelser som en arbeids- eller oppdragsgiver utbetaler, normalt pengebeløp, til dekning av kostnader i forbindelse med utførelse av arbeid/oppdrag eller verv, se sktl. § 5‑11 første ledd. Utgiftsgodtgjørelser dekker i utgangspunktet kostnader som er fradragsberettigede, men kan i tillegg inneholde arbeidsvederlag. Utlegg som ikke knytter seg til selve utførelsen av arbeidet, men som arbeidstaker har på vegne av arbeidsgiver, og som refunderes av arbeidsgiver på grunnlag av originalbilag, anses som driftskostnader og ikke som utgiftsgodtgjørelser. Dette gjelder f.eks. hvor arbeidstaker kjøper inn kontorrekvisita for arbeidsgiver, og får refundert kostnadene.
Skattebetalingsforskriften har en noe annen terminologi enn skatteloven, ved at det skilles mellom utgiftsgodtgjørelse og utgiftsrefusjoner. En utgiftsrefusjon er en utbetaling som dekker faktiske kostnader i forbindelse med utførelse av arbeid/oppdrag eller verv, og som dokumenteres med kvittering eller annet bilag. Etter sktl. § 5‑11 første ledd anses dette som en utgiftsgodtgjørelse. Skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 stiller opp vilkår som må være oppfylt for at en utgiftsrefusjon skal være trekkfri. Hvis utgiftsrefusjonen er trekkfri skal den heller ikke tas med ved beregningen av arbeidsgiveravgift, jf. ftrl. § 23‑2 tredje ledd. Se for øvrig emnet A-14 Arbeidsgiveravgift – avgiftsplikt og grunnlag, A-14-3.8 Kostnadsrefusjoner om hvilke utgiftsrefusjoner som er trekkfrie og dermed fritatt for arbeidsgiveravgift.
Skattebetalingsforskriften har også regler om trekkfritak i utgiftsgodtgjørelser som ikke faller inn under reglene om utgiftsrefusjoner i forskriftens § 5‑6‑11. Dette gjelder
- skattebetalingsforskriften § 5‑6‑12 om trekkfritak for kostgodtgjørelser, bilgodtgjørelser, og andre godtgjørelser som utbetales i samsvar med bestemmelser i tariffavtale, statlig regulativ (særavtale) og/eller satsforskriften
- skattebetalingsforskriften § 5‑6‑13 første ledd om at andre utgiftsgodtgjørelser i sin helhet kan holdes utenfor ved forskuddstrekket dersom mottakeren utarbeider og underskriver en oppgave over størrelsen og arten av de pådratte kostnadene og arbeidsgiveren ikke har grunn til å anta at utbetalingen gir overskudd
Av skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 åttende ledd og § 5‑6‑13 åttende ledd framgår at for arbeidsgivers dekning av tillitsvalgtes utgifter til fagforeningsarbeid skal de øvrige bestemmelsene i skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 og § 5‑6‑13 anvendes så langt de passer. Om trekkfritak og arbeidsgiveravgiftsfritak for slike utgiftsgodtgjørelser, se emnet A-14 Arbeidsgiveravgift – avgiftsplikt og grunnlag, A-14-3.7.8 Kostgodtgjørelse på reise med overnatting.
Utgiftsgodtgjørelser, herunder utgiftsrefusjoner, er bare skattepliktige i den utstrekning de er trekkpliktige, jf. sktl. § 5‑11 tredje ledd.
Reglene for forskuddstrekk i skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 til § 5‑6‑15 skal i utgangspunktet legges til grunn ved skattefastsettingen, slik at skattepliktig del tilsvarer den delen av utgiftsgodtgjørelsen som av arbeidsgiver er behandlet som trekkpliktig, jf. sktl. § 5‑11 tredje ledd.
Om egne bestemmelser om skattefritak for arbeidsgivers dekning av ansattes kostnader til kost, losji og besøksreiser ved arbeidsopphold utenfor hjemmet, se emnet M-3 Merkostnader – kost og losji ved overnatting utenfor hjemmet, M-3-10.3 Refusjon til ikke bokføringspliktige, pendleropphold og M-3-11.2 Godtgjørelse til ikke-bokføringspliktige, og emnet M-2 Merkostnader – besøksreiser til hjemmet, M-2-6 Arbeidsgiver dekker reisekostnader ved besøk i hjemmet.
Om naturalytelser, se emnet N-1 Naturalytelser i arbeidsforhold.
Nedenfor behandles de generelle reglene for utgiftsgodtgjørelser/-refusjoner. Nærmere om behandlingen av de enkelte typene, se de aktuelle emnene.
U-5-2 Inntektsbeskatning av mottakeren
U-5-2.1 Næringsdrivende
Håndbok fra Skattedirektoratet
Utgiftsgodtgjørelser, herunder utgiftsrefusjoner som utbetales til næringsdrivende, skal inntektsføres med bruttobeløp i regnskapet når utgiftsgodtgjørelsen gjelder virksomheten eller bruk av virksomhetens driftsmidler mv. til formål utenfor virksomheten, f.eks. bil som er driftsmiddel. Utgiftsgodtgjørelser som ikke vedrører virksomheten eller virksomhetens driftsmidler, behandles på samme måte som utgiftsgodtgjørelser til arbeidstakere, se nedenfor.
U-5-2.2 Arbeidstakere o.l.
Håndbok fra Skattedirektoratet
U-5-2.2.1 Generelt
Utgiftsgodtgjørelser som utbetales lønnstakere o.l. skal enten behandles etter
- nettometoden, eller
- bruttometoden,
se sktl. § 5‑11 annet ledd og nedenfor. Dette gjelder både ved fastsetting av alminnelig inntekt og personinntekt.
Godtgjørelser til dekning av kost, losji og besøksreiser ved opphold utenfor hjemmet kan også ytes skattefritt for arbeidstaker etter særskilt bestemmelse i sktl. § 5‑15 første ledd bokstav q, se U-5-2.3.3 Besøksreise til hjemmet og U-5-2.3.10 Merkostnader til kost og losji ved å bo utenfor hjemmet. Om reglene for beregning av arbeidsgiveravgift i slike tilfeller, se emnet A-14 Arbeidsgiveravgift – avgiftsplikt og grunnlag.
U-5-2.2.2 Nettometoden
Nettometoden innebærer at brutto godtgjørelse sammenholdes med de fradragsberettigede kostnadene som godtgjørelsen er ment å dekke. Bare eventuelt overskudd eller underskudd tas med i skattemeldingen. Eventuelt overskudd behandles som lønn. Eventuelt underskudd inngår i minstefradraget dersom kostnadene er av den art som omfattes av dette, jf. sktl. § 6‑30. Nettometoden skal i utgangspunktet benyttes ved skattefastsettingen for utgiftsgodtgjørelser og -refusjoner som er trekkfrie etter skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11, § 5‑6‑13 og § 5‑6‑15.
Et eksempel på skattyters bruk av nettometoden for beregning av eventuelt overskudd eller underskudd er hvor mottakeren av bilgodtgjørelse har en regnskapsbehandlet bil, se emnet B-6 Bil – godtgjørelse, B-6-2.2 Bilgodtgjørelse for yrkeskjøring, godtgjørelse som ikke følger satsene fastsatt av Skattedirektoratet. Et annet eksempel på at arbeidsgivers innrapportering må fravikes ved skattefastsettingen kan være hvis skattyter for hele inntektsåret kan dokumentere høyere kostutgifter på yrkesreiser enn samlet mottatt trekkfri godtgjørelse etter Skattedirektoratets satser, se emnet M-3 Merkostnader – kost og losji ved overnatting utenfor hjemmet, M-3-11.2 Godtgjørelse til ikke-bokføringspliktige. Nettometoden kan også benyttes i disse tilfellene.
Nettometoden kan ikke brukes på utbetalinger som av arbeidsgiveren er klassifisert som lønn.
U-5-2.2.3 Bruttometoden
Bruttometoden for godtgjørelser innebærer at brutto godtgjørelse inntektsføres i skattemeldingen og inngår i grunnlaget for minstefradraget. Skattyteren må kreve fradrag for kostnadene på vanlig måte. Kostnadene inngår i minstefradraget dersom de er av en slik art. Om hvilke kostnader som inngår i minstefradraget, se emnet M-6 Minstefradrag, M-6-4 Hvilke kostnader inngår i minstefradraget.
Bruttometoden brukes som hovedregel på godtgjørelser til dekning av mottakerens private kostnader eller kostnader som ikke er pådratt i direkte forbindelse med utførelse av arbeidet. Det samme gjelder for refusjon av slike kostnader. Enkelte slike kostnader kan være fradragsberettigede, for eksempel fagforeningskontingent eller reise mellom hjem og arbeidssted. Godtgjørelser som dekker slike kostnader behandles normalt etter bruttometoden, dvs. fullt ut som lønn i alle sammenhenger.
U-5-3 Arbeidsgiveravgift
U-5-3 Arbeidsgiveravgift
Håndbok fra Skattedirektoratet
Etter ftrl. § 23‑2 tredje ledd skal arbeidsgiveravgift som hovedregel beregnes av utgiftsgodtgjørelser i den utstrekning de er trekkpliktige. Se for øvrig emnet A-14 Arbeidsgiveravgift – avgiftsplikt og grunnlag.